Nem csak vállalkozóknak!
Az alvállalkozók bevonása a projektekbe gyakori jelenség a modern üzleti világban. Azonban ahhoz, hogy a közös munka valóban hatékony és eredményes legyen, elengedhetetlen, hogy az alvállalkozók pontosan ismerjék a briefet.
Mi az a brief?
A brief, a projekt összefoglalója, amely tartalmazza a célokat, az elvárásokat, a határidőket és az egyéb lényeges információkat egy-egy projekttel kapcsolatban. Ha az alvállalkozók pontosan ismerik ezeket az elvárásokat, akkor nagyobb eséllyel tudnak a kívánt minőséggel és eredménnyel hozzájárulni a projekt sikerességéhez.
Az elvárások pontos ismerete lehetővé teszi számukra, hogy azonnal a megfelelő irányba induljanak el, így időt és energiát spórolnak meg mindkét fél számára. (És mivel az idő pénz, pénzt is.)
A brief egy közös nyelv, az alvállalkozók és a megbízók közöse nyelve.
Ha mindenki tisztában van a projekt őt érintő részleteivel, a kommunikáció gördülékenyebbé válik.
Sokszor tapasztalom a munkám során azt, hogy ez a terület fejlesztésre szorul a megbízók számára is.
De honnan is tudhatnák, hogyan készítsenek helyes brief-et, ha senki nem mutatja meg, melyek a leghatékonyabb praktikák, legfontosabb információk, amik a közös együttműködést segítik?
De miért is olyan fontos a brief?
Egy jól megírt és átlátható brief segít minimalizálni a hibákat és az többkörös javítások szükségességét. Ha az alvállalkozók pontosan tudják, mit várnak el tőlük, mi a feladatuk, milyen határidővel dolgozzanak, akkor kisebb az esélye annak, hogy hibákat vétenek, amelyek utólagos javítása idő- és költségigényes lehet. Ennek ismerete így hozzájárul a projekt költséghatékonyságához is (Már másodszor. 🙂 ).
Bár szigorúan meghatározza a projekt kereteit, ugyanakkor teret ad a kreativitásnak is. Az alvállalkozók, akik pontosan ismerik a briefet, jobban megértik, hogy mely területeken van lehetőségük a kreatív megoldásokra, és hol kell szigorúan követniük az irányelveket. Ez a kombináció lehetővé teszi számukra, hogy maximálisan kihasználják képességeiket, miközben megfelelnek a projekt követelményeinek.
A brief nem csak az indulásnál, hanem a projekt teljes ciklusa során hasznos. Segít a projektmenedzsmentben, a folyamatok nyomon követésében és az esetleges problémák azonosításában. Az alvállalkozók, akik tisztában vannak a projekt minden rájuk eső részletével, könnyebben tudják tartani a határidőket és teljesíteni legjobb tudásuk szerint a feladatot.
Ez nem csupán egy formalitás, hanem alapvető fontosságú kommunikációs forma a sikeres együttműködés érdekében. A pontos elvárások meghatározása, a hatékony kommunikáció, a költséghatékonyság, a kreatív szabadság és a projekt menedzsment mind-mind olyan tényező, amelyek hozzájárulnak a projekt sikeres kimeneteléhez. Egy jól megírt összefoglaló tehát kulcsfontosságú ahhoz, hogy az alvállalkozók és a megbízók egyaránt elégedettek legyenek a végeredménnyel.